Soluzioni

In questa pagina sono approfondite tutte le soluzioni per il whistleblowing fornite da Unione Fiduciaria, personalizzabili in base alle diverse esigenze di ogni cliente: software, app, casella vocale, outsourcing, servizi organizzativi e consulenziali, fornitura di policy e regolamenti interni.

Software

Clicca su questo link per scoprire tutte le caratteristiche del nostro software per la segnalazione degli illeciti.

approfondisci

App whistleblowing

Semplice da scaricare, intuitiva e sicura

Un tutorial introduttivo, di immediata comprensione, guida l’utente alle funzionalità e alle modalità di utilizzo dell’app.

Le segnalazioni possono essere effettuate con rapidità e in totale sicurezza, attraverso un percorso guidato intuitivo e funzionale.

Al trattamento dei dati e alla garanzia dell’anonimato è dedicata un’apposita sezione.

L’attivazione di un casella vocale, collegata alla nostra rete internazionale, consente di gestire le segnalazioni da ogni Paese del mondo con una semplice telefonata:

  • ogni sede estera della società avrà in dotazione un numero da cui poter effettuare le segnalazioni;
  • le chiamate potranno essere effettuate da dispositivi sia mobili sia fissi;
  • le chiamate ricevute in qualsiasi lingua verranno registrate tramite un nostro centralino specializzato.

Una volta registrate, le chiamate saranno tradotte dai nostri operatori e inviate al Responsabile per il whistleblowing, che esaminerà la segnalazione pervenuta.

Casella Vocale

Segnalazioni di whistleblowing via telefono

Casella Vocale

Segnalazioni di whistleblowing via telefono

L’attivazione di un casella vocale, collegata alla nostra rete internazionale, consente di gestire le segnalazioni da ogni Paese del mondo con una semplice telefonata:

  • ogni sede estera della società avrà in dotazione un numero da cui poter effettuare le segnalazioni;
  • le chiamate potranno essere effettuate da dispositivi sia mobili sia fissi;
  • le chiamate ricevute in qualsiasi lingua verranno registrate tramite un nostro centralino specializzato.

Una volta registrate, le chiamate saranno tradotte dai nostri operatori e inviate al Responsabile per il whistleblowing, che esaminerà la segnalazione pervenuta.

Outsourcing

Per facilitare la gestione delle segnalazioni da parte dei Responsabili delle funzioni di controllo, Unione Fiduciaria mette a disposizione dei propri clienti l’attività esternalizzata di alcune procedure di whistleblowing. Tra i servizi si evidenziano:

  • la fase di ricezione, esame e analisi di impatto delle segnalazioni nell’ambito dei flussi informativi scambiati mediante il software «Comunica Whistleblowing»;
  • l’attività di ricezione (e, se in lingua diversa dall’italiano, di traduzione) delle segnalazioni ricevute attraverso il sistema «Comunica Call».

Inoltre, Unione Fiduciaria si rende disponibile a valutare caso per caso le attività eventualmente esternalizzabili, in base alle specifiche esigenze di ogni cliente.

Consulenze organizzative e Fornitura di policy

Unione Fiduciaria può effettuare, su richiesta, valutazioni e approfondimenti della struttura organizzativa aziendale (organigramma, funzionigramma), volti a individuare le funzioni da coinvolgere nel sistema interno di segnalazione delle violazioni.
Le attività comprendono l’individuazione del Responsabile interno preposto alla gestione delle segnalazioni e la definizione dei suoi compiti (e di una figura sostitutiva), l’indicazione dei soggetti abilitati ad effettuare le segnalazioni, l’elaborazione di policy e procedure.

Inoltre, è possibile richiedere una consulenza specifica per l’individuazione e implementazione delle procedure interne, dalla definizione della scheda di segnalazione alla modalità di utilizzo dei canali, passando per la definizione delle diverse fasi (gestione del flusso informativo, istruttoria, comunicazione tra Responsabile e segnalante, definizione delle modalità di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni, definizione delle fasi successive alla chiusura dell’istruttoria, definizione dei meccanismi di tutela del segnalante e del segnalato, ecc.).

Inoltre, è possibile richiedere una consulenza specifica per l’individuazione e implementazione delle procedure interne, dalla definizione della scheda di segnalazione alla modalità di utilizzo dei canali, passando per la definizione delle diverse fasi (gestione del flusso informativo, istruttoria, comunicazione tra Responsabile e segnalante, definizione delle modalità di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni, definizione delle fasi successive alla chiusura dell’istruttoria, definizione dei meccanismi di tutela del segnalante e del segnalato, ecc.).

Unione Fiduciaria si occupa della fornitura di un documento, uso interno, volto a regolamentare il sistema interno di segnalazione delle violazioni. In particolare, nel documento sono specificati:

  • soggetti abilitati ad effettuare le segnalazioni;
  • oggetto e contenuti della segnalazione;
  • soggetti responsabili dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni e le funzioni aziendali coinvolte;
  • canali di comunicazione e le modalità che consentano un adeguato svolgimento delle procedure di whistleblowing (per un appropriato invio e una conseguente corretta ricezione, analisi e valutazione delle segnalazioni di comportamenti contrari alla normativa di riferimento);
  • procedimenti da attivare successivamente alla segnalazione;
  • forme di tutela da riconoscere ai soggetti segnalanti

In particolare, l’ultimo punto è essenziale per evitare possibili condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione.

Regolamenti interni

Regolamenti interni

Unione Fiduciaria si occupa della fornitura di un documento, uso interno, volto a regolamentare il sistema interno di segnalazione delle violazioni. In particolare, nel documento sono specificati:

  • soggetti abilitati ad effettuare le segnalazioni;
  • oggetto e contenuti della segnalazione;
  • soggetti responsabili dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni e le funzioni aziendali coinvolte;
  • canali di comunicazione e le modalità che consentano un adeguato svolgimento delle procedure di whistleblowing (per un appropriato invio e una conseguente corretta ricezione, analisi e valutazione delle segnalazioni di comportamenti contrari alla normativa di riferimento);
  • procedimenti da attivare successivamente alla segnalazione;
  • forme di tutela da riconoscere ai soggetti segnalanti

In particolare, l’ultimo punto è essenziale per evitare possibili condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione.